BLOGBEITRAG: In jedem Unternehmen sollte spätestens mit der DSGVO der Datenschutz auch beim Marketing, der PR und der Pressearbeit angekommen sein. Dabei gibt es mehrere Berührungspunkte. Insbesondere zählen hierzu Fotos, Namensnennungen und Kontakt- bzw. Verteilerlisten. Vieles wirkt kompliziert, ist im Grunde aber ganz leicht...

Haare raufen wegen der DSGVO? Datenschutz wirkt zwar zunächst kompliziert, ist letztlich aber ganz leicht

Jede Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Geschäftskontext, das kann sowohl das Erheben und Speichern, als auch die Verwendung von bspw. Kontaktdaten sein, unterliegt der Datenschutzgrundverordnung und somit deren Grundsätzen gemäß Art. 5, sowie einer gültigen Rechtsgrundlage gemäß Art. 6 der DSGVO.

Unternehmen möchten im allgemeinen den Multiplikatoreffekt der Medien nutzen und Ihre Marken- oder Produktbotschaft möglichst breit in den Zielgruppen streuen, um kurz- oder langfristig z.B. mehr Umsatz zu generieren. Damit verfolgen sie ein berechtigtes Interesse, welches gemäß Art. 6 Abs. 1 f DSGVO als legitime Rechtsgrundlage herhalten könnte, solange keine Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der Betroffenen - also der Redakteure - überwiegen. Dies gilt sowohl für die Verwendung der Kontaktdaten beim Versand, als auch für deren Erhebung. Diese sollten übrigens über frei zugängliche Quellen recherchiert sein (z.B. Kontaktdaten auf der Website) oder bspw. über eine Auskunft beim Sekretariat, notfalls beim Redakteur selbst. Auch besteht die Möglichkeit, entsprechende Datensätze zu erwerben. Da Journalisten von Berufs wegen berichten wollen, sind eintrudelnde Presseaussendungen von Unternehmen weder überraschend, noch dürften die Interessen im Widerspruch zueinander stehen.

Professionelle PR ist seit der DSGVO wichtiger denn je

Der aufmerksame Leser hört hier bereits zurecht ein "Aber" um die Ecke kommen. Denn, wie hinlänglich bekannt, sind Medienvertreter nicht die verlängerte Werkbank von PR-Abteilungen. Sie wollen also weder Werbebotschaften an den Leser weiterreichen, noch möchten Fachredakteure von Möbelmagazinen Pressemeldungen über die interessantesten Hotels in Berlin.

Seit der DSGVO ist gute Pressearbeit daher wichtiger denn je geworden. Denn jetzt geht es nicht nur darum, mit interessanten Storys möglichst effizient und effektiv die Zielgruppen zu erreichen. Wer jetzt zu sehr zu oft ins Werbliche abrutscht oder lieber mehr statt weniger Journalisten, und seien sie noch so fachfremd, mit seiner Botschaft beglückt, riskiert empfindliche Bußgelder. Daher sollte Pressearbeit im Zweifelsfall besser in professionelle Hände gegeben werden, und sei es nur zum Redigieren und Versenden. Erfahrene PR-Experten können abschätzen, wann eine Pressemitteilung zu werblichen Charakter hat. Zudem haben sie oftmals nicht nur die mehr Kontakte, sondern auch Ideen, für welche Journalisten noch ein Thema interessant sein könnte.

Wer dennoch lieber selber die Ärmel hochkrempelt, aber unsicher ist, ob die Pressemitteilungen zu werblich wirken oder die richtigen Journalisten adressiert werden, kann als alternative Rechtsgrundlage versuchen, eine nachweisbare(!) Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1a DSGVO der entsprechenden Redakteure einzuholen. Sind die Kontaktdaten von einer Datenbank gekauft, sollte übrigens sichergestellt sein, dass die Daten rechtmäßig erhoben wurden und eine Einwilligung der Journalisten vorliegt.

Fotos: Nur schmückendes Beiwerk?

Fotos werden sowohl für Pressemitteilungen, Werbebroschüren, Mitarbeiterzeitschriften, Social Media Auftritte oder sonstige Medien genutzt. Sie werden zumeist bei Mitarbeiter-Shootings, aber auch auf Veranstaltungen angefertigt. Ist die jeweilige Person deutlich erkennbar ist, sollte die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 a DSGVO eingeholt werden. Handelt es sich um Beschäftigte, gilt es Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 2 BDSG zu beachten, insbesondere den Aspekt der "Freiwilligkeit".

Werden bei Veranstaltungen Fotoaufnahmen gemacht, müssen die Teilnehmer zuvor darüber informiert werden und die Möglichkeit haben, die Bildaufnahme der eigenen Person zu untersagen. Ist eine Person gut sichtbar und identifizierbar, dann ist auch hier eine Einwilligung einzuholen. Dies gilt übrigens auch für die Namensnennung. Stehen andere Motive im Vordergrund und ist diese Person nur Beiwerk, so dass sich der Charakter des Bildes ohne diese Person nicht ändern würde, kann als Rechtsgrundlage das berechtigte Interesse herangezogen werden.

Bei allen verarbeitenden Tätigkeiten von personenbezogenen Daten sind, unabhängig von der Rechtsgrundlage, unter anderem auch die Grundsätze der Datenverarbeitung gemäß Art. 5 DSGVO einzuhalten, hierzu zählen unteranderem Zweckgebundenheit, transparente Information, Dokumentation und Datenminimierung. Hierbei sei auch darauf hingewiesen, dass Mitarbeiter die wie in den aufgeführten Beispielen personenbezogene Daten verarbeiten, dies nur auf Weisung des Verantwortlichen tun dürfen, was bspw. im Arbeitsvertrag festgehalten werden kann.

Datenschutz ganz leicht

Hört sich alles kompliziert an? Ist es aber gar nicht. Die Vorgaben der DSGVO sind weitestgehend leicht umzusetzen. Für eine ausführliche Beratung stehe ich Ihnen gerne als zertifizierter Datenschutzexperte zur Verfügung. Bitte schauen Sie hierfür auch auf www.datenschutzinitiative-deutschland.de und www.datenschutz-ganz-leicht.de.

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